Si vendiste S/ 5.000 y el banco te abonó menos, casi nunca es un error. La diferencia sale de cuatro sitios: la comisión de la pasarela, las operaciones que quedaron pendientes de aprobación, las devoluciones del periodo y el desfase entre la fecha de venta y la fecha de abono. Conciliar es cruzar esas cuatro cosas hasta que el importe cuadre, y es lo primero que se descontrola cuando el volumen crece.
De dónde sale cada diferencia
Antes de buscar un culpable conviene entender qué se descuenta y cuándo. Estas son las cuatro causas que explican casi todos los descuadres en una tienda peruana.
| Causa | Qué provoca | Dónde se ve |
|---|---|---|
| Comisión de la pasarela | El abono llega neto, ya descontada la comisión de cada operación | En el detalle de liquidación del proveedor |
| Comisión mínima por operación | En tickets pequeños te cobran un fijo, no el porcentaje | Se nota al comparar ventas de bajo importe |
| Pagos pendientes de aprobación | La venta figura en tu tienda pero el cobro aún no se ha liquidado | Estado pendiente en el panel de la pasarela |
| Desfase de fechas | Lo vendido el viernes se abona días después, ya en otro corte | Al comparar por fecha de venta en lugar de fecha de abono |
El error que más descuadres provoca
Comparar las ventas de un día con el depósito de ese mismo día. No cuadran nunca, porque el proveedor liquida por lotes y con desfase. La conciliación se hace contra el reporte de liquidación del proveedor, no contra el extracto bancario a secas: el extracto te dice cuánto entró, el reporte te dice de qué operaciones viene.
¿Tu operación ya no cabe en una hoja de cálculo?
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Cómo se concilia bien
El método es siempre el mismo, tengas diez ventas al día o mil. Lo que cambia es cuánto puedes hacerlo a mano.
- Descarga el reporte de liquidación del proveedor, no solo el extracto del banco.
- Cruza cada operación por su identificador, no por el importe: dos ventas iguales el mismo día se confunden.
- Aparta las pendientes de aprobación: no son un descuadre, son una venta que todavía no liquidó.
- Registra las devoluciones y contracargos del periodo por separado.
- Guarda la comisión como gasto, no la restes de la venta: si no, tu margen aparece más bajo de lo que es.
Cuándo deja de poder hacerse a mano
Con pocas ventas al día una hoja de cálculo aguanta. El problema aparece cuando se juntan varias cosas: dos medios de pago con plazos distintos, ventas en local y en web, o devoluciones frecuentes. Ahí la conciliación deja de ser una tarea de fin de mes y pasa a comerse horas cada semana, y es cuando conviene que la haga un sistema en lugar de una persona.
- Cuando concilias más de un proveedor de cobro a la vez.
- Cuando vendes por web y por local y necesitas el número consolidado.
- Cuando alguien tiene que pasar las ventas al sistema contable a mano.
- Cuando no sabes, sin abrir tres paneles, cuánto te van a depositar esta semana.
Qué resuelve un sistema propio
Un sistema de ventas y facturación conectado a tu pasarela trae las operaciones solo, marca cuáles ya liquidaron, deja las pendientes aparte y emite el comprobante que corresponde. Deja de ser una tarea y pasa a ser una pantalla que miras.