En una tienda de ropa el stock no se cuenta por modelo, se cuenta por talla y color: un polo en cinco tallas y cuatro colores son veinte productos distintos. Por eso el Excel deja de servir tan rápido. La clave es dar un código a cada variante, tener un solo stock para la tienda física, Instagram y la web, y contar por partes sin cerrar. Si ya necesitas un sistema, mira nuestro sistema de inventario a medida.
1. Un código para cada talla y color
El primer paso es dejar de llamar a los productos «el polo negro». Cada combinación de modelo, talla y color necesita su propio código (SKU), y ese código va en la etiqueta, en el sistema y en la web. Un formato simple funciona: modelo, color y talla, por ejemplo POL-NEG-M. Con eso, cada venta descuenta exactamente la prenda que salió.
| Modelo | Color | Talla | Código (SKU) |
|---|---|---|---|
| Polo básico | Negro | M | POL-NEG-M |
| Polo básico | Negro | L | POL-NEG-L |
| Polo básico | Blanco | M | POL-BLA-M |
| Jean slim | Azul | 30 | JEA-AZU-30 |
Ejemplo ilustrativo de codificación; cada tienda define sus abreviaturas.
2. Un solo stock para tienda física, redes y web
El error más caro en moda es vender por Instagram la última talla M que ya se vendió en el local. Pasa cuando cada canal lleva su propia cuenta. La solución es que todas las ventas descuenten del mismo inventario: la caja del local, los pedidos por WhatsApp y la tienda virtual. Si vendes mucho por redes, lee también cómo pasar de vender por WhatsApp a una tienda virtual.
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3. Registra entradas, cambios y devoluciones
En ropa hay más movimientos que la compra y la venta. Los cambios de talla son el caso típico: entra una M y sale una L. Si solo registras la venta original, el stock se descuadra en silencio.
- Ingreso de mercadería por pedido al proveedor, con talla y color.
- Cambios de talla o color como dos movimientos: entrada y salida.
- Devoluciones que vuelven al stock solo si la prenda está vendible.
- Prendas dañadas o de muestra fuera del stock disponible.
4. Conteos cíclicos sin cerrar la tienda
Contar todo el inventario una vez al año obliga a cerrar y casi nunca cuadra. Es mejor contar por partes: una categoría o una zona cada semana. Así detectas rápido dónde se pierde mercadería y corriges el stock antes de que el error crezca.
- Semana 1: polos y blusas. Semana 2: pantalones. Semana 3: casacas y accesorios.
- Cuenta primero las tallas que más se venden: ahí aparecen las diferencias.
- Anota la diferencia y la causa probable (venta sin registrar, cambio, robo).
5. Alertas de reposición por talla
Que te quede stock del modelo no significa que tengas la talla que te piden. Configura un mínimo por variante, no por modelo, y una alerta cuando la talla que más rota baje de ese mínimo. Con el historial de ventas por talla puedes además comprar mejor la siguiente temporada: menos XS que nadie lleva y más M que se agota.
Excel, programa o sistema propio
Con un local y pocas decenas de modelos, una hoja de cálculo bien ordenada aguanta. Cuando sumas la tienda online, ventas por redes y más de un almacén, necesitas que el stock se actualice solo con cada venta. Ahí conviene un programa de inventario o un sistema a medida conectado a tu tienda virtual. Lo explicamos en cómo controlar el inventario en una tienda online y en cuándo dejar el Excel.